はじめに

チーム開設後に行なうこと メンバー招待・ワークフロー設定の手引き【業務情報共有の契約者の方向け】

1.はじめに

1-1.はじめに(必読)

 情報共有システム「basepage」をご利用頂きまして誠に有難うございます。
 本マニュアルは、管理者権限のある方(チームマスター)を対象に、管理者専用ページよ
り行う、チーム開設後のメンバーの初期登録、および、ワークフローアイテムをご利用の場
合に必要な、職位と決裁ルートの設定等についてご案内しています。
『(必読)』と書かれている節は必ずご一読ください。  

1-2.メンバー登録作業の流れ(必読)

 メンバー登録作業は以下の流れとなります。

1-3.職位・決裁ルート設定の流れ(必読)

 ワークフローアイテムをご利用の場合は、設定が必要です。

2.ログインする

2-1.basepageにアクセスする(必読)

インターネットに接続できる環境でブラウザを起動します。
アドレス(URL)欄に

https://bp1.basepage.com/

を入力します。
『情報共有システムbasepage』のログイン画面が表示されます。

2-2.ログインする(必読)

ログインIDを入力して、[次へ]ボタンを押してください。

パスワードを入力して、[ログイン]ボタンを押してください。

『basepageへようこそ ○○様』のページが表示されたら、システムへのログインは成功です。

2-3.ログインできないときは

『ログインID、もしくはパスワードが間違っています。』と表示される場合、入力された
ログインID、またはパスワードが間違っていますので、間違いがないか再度確認してください。

3.管理者専用ページ

3-1.管理者専用ページにアクセスする(必読)

 管理者専用ページにアクセスします。
 basepageにログインし、最初に表示される『basepageへようこそ』(What’sNew)
 画面の左下にある<設定>欄の中から、<管理者専用ページ>をクリックしてください。

 下記のbasepageパスワードの再確認画面が表示されます。

 パスワード(basepageと同じ)を入力して[続ける]ボタンを押してください。

 管理者専用ページとなりますので、左上の<チーム管理>をクリックしてください。

 管理している全チームが表示されますので、これから作業を始めるチームの<コード>を
クリックしてください。

 チーム詳細画面が表示されます。

4.メンバーを招待する

4-1.所属メンバーを確認する(必読)

 新規にメンバーを登録する前に、現在所属しているメンバーを確認します。
 所属メンバーを確認するには、チーム詳細画面の左側メニューにある<所属メンバー>を
クリックします。

 所属メンバーの一覧が表示されます。

4-2.メンバーを招待する(必読)

 新規にメンバーを登録するには、はじめに登録する方に招待メール(参加要請通知)を
送ります。
 招待メールを送るには、チーム詳細画面の左側メニューにある<招待>をクリックします

 新しいメンバーを招待(登録)する画面となりますので、メンバー情報を入力します。

 [姓] [名]    :チームに招待(登録)する方の氏名を入力します。
 [メールアドレス]:招待(登録)する方のメールアドレスを入力します。
          記入したメールアドレス宛に、参加要請通知が送信されますので、
          間違いのないよう、有効なメールアドレスを入力してください。

 メンバー情報の設定が終了したら、[招待メッセージ]を記入して、<内容確認>ボタンを
クリックしてください。

 招待メールの送信確認画面が表示されますので、メンバーの[氏名]、[宛先メールアドレ
ス]、[職位]に間違いが無いか確認してください。

 確認したら[招待]ボタンをクリックしてください。
 招待したメンバーへ、以下のような『チーム参加要請通知』メールが送信されます。

 招待者が全員参加されるのをお待ちください。

4-3.招待状況を確認する(必読)

 招待したメンバーの招待(参加)状況を確認する場合は、<招待状況>をクリックします。

 <ステータス>に参加状況が表示されます。

5.職位の設定(変更・削除)

5-1.職位を確認する(必読)

 所属しているメンバーの職位の確認は、職位画面から行います。
 チーム詳細画面の左側メニューにある<職位>をクリックします。

 職位の一覧と、各職位に所属している人数が表示されます。

 各職位に所属するメンバーを確認したい場合は、職位の<コード>をクリックします。

 <所属メンバー>欄に記載されているメンバーが、その職位に所属しています。

      (※例:申し込み時に自分を「管理技術者」として申し込んだつもりだった
      が、職位の所属メンバーを確認した所、「管理技術者」には登録されておらず、
      「担当技術者」に登録されていた。等)

5-2.職位について(必読)

 basepage上において職位とは、職務上の職位ではなく、ワークフローアイテムでの承認
処理時の承認権限を指します。

 職位と決裁ルートはチーム開設時に予め用意されており、整備局や契約団体ごとに設定が異なります。

 開設されたチームに上記のような決裁ルートが用意されていた場合、原則「管理技術者」「調査員」「主任調査員」「総括調査員」の職位にメンバーを設定します。

 設定を行わなかった場合、承認処理が行えません。

5-3.所属メンバーを職位に設定する

 所属しているメンバーに職位を設定するには、職位画面から行います。

 メンバーを設定したい職位の<コード>をクリックします。

 

 職位の設定画面となりますので、登録するメンバーを左側の<非所属メンバー>欄から選択して[追加>>]ボタンを押してください。

 

 <所属メンバー>欄に登録されます。

 複数名登録することも可能です。

 [更新]ボタンを押す必要はありません。

5-4.所属メンバーを職位から削除する

 誤った職位で招待し参加されてしまった場合、誤った職位に追加した場合、あるいは、異動等で決裁ルートの承認フェーズに設定されているメンバーをチームから削除(=休止)する場合、所属メンバーを職位から削除する必要があります。

 職位の設定画面から、削除するメンバーを<所属メンバー>欄から選択して[<<除外]ボタンを押してください。

 その職位の<所属メンバー>欄から削除されます。

 [更新]ボタンを押す必要はありません。

5-5.ハンドルネームを修正する

 招待から参加したメンバーは、招待時の職位がハンドルネームに適用されます。

 誤った職位で招待したメンバーのハンドルネームを変更したい場合や、招待時に職位を設定していなかったメンバーのハンドルネームに職位を表記させたい場合等は修正してください。

 チーム詳細画面の左側メニューにある<所属メンバー>をクリックします。

 所属しているメンバーの一覧が表示されます。

 ハンドルネームを変更したいメンバーの<コード>をクリックします。

 メンバー編集画面が表示されますのでハンドルネームを編集し[更新]ボタンを押してください。ハンドルネームが更新されます。

6.メンバー削除

6-1.メンバーを削除(休止)する

 チーム詳細画面の左側メニューにある<所属メンバー>をクリックします。

 削除したいメンバーにチェックを入れて、[休止]ボタンを押します。

6-2.削除(休止)したメンバーを復活する

 休止したメンバーは復活させることができます。
 <休止中メンバーを含む>にチェックを入れて[検索]ボタンを押します。

 休止されているメンバーが表示されますので、復活させるメンバーの<コード>をクリックします。

 メンバー情報画面が表示されますので、<状態>欄の「有効」をクリックして[更新]ボタンを押してください。

 所属メンバーとして復活します。

7.決裁ルートの設定

7-1.ワークフロー設定画面にアクセスする(必読)

 ワークフローを利用する場合は、所属メンバーの新規登録(招待)や削除、職位変更など
を行った際に、決裁ルートを確認する必要があります。
 決裁ルートを確認するには、ワークフロー設定画面から行います。
 チーム詳細画面の左側メニューにある<アイテム>をクリックします。

 表示されたアイテムの中から「ワークフロー」アイテムの<コード>「010011」をクリックします。

 ワークフロー設定画面となります。

7-2.決裁ルートの設定を確認する(必読)

 ワークフロー設定画面の左側メニューにある<決裁ルート一覧>をクリックします。

 設定されている決裁ルートが表示されます。
(チーム開設直後は、予め用意されている決裁ルートが表示されます)

 左から、<決裁ルート名>、<決裁ルート>、<文書様式>が表示されます。

 設定の詳細を確認したい決裁ルートの<コード>をクリックします。

 ルート編集画面が表示され、決裁ルートの設定の詳細を確認できます。

 【承認者が設定できている状態】

 【承認者が設定されていない状態】

 承認者を設定(または変更)する場合、設定したい箇所の<職位>をクリックします。

 職位を変更する場合、<職位>欄から職位を選択してください。
 選択した職位に登録されているメンバーが<承認者>欄に表示されますので、承認者に設
定したいメンバーにチェックを入れてください。
 承認者を必ず1人以上設定して、[更新]ボタンを押します。

 上記の作業を繰り返して、全フェーズの職位と承認者を設定してください。

 [更新]ボタンを押す必要はありません。
 使用する決裁ルート全てに上記の設定を行ってください。

7-3.決裁ルートの設定を編集する

 開設時に用意されている決裁ルートが、利用したい内容に合致しなかった場合は、設定を
編集してください。

 設定を編集したい決裁ルートの[コード]をクリックします。

 ルート編集画面が表示されます。

 [決裁ルート名][コメント][様式]の編集を行います。

 [決裁ルート][コメント][様式]を編集した後は、必ず<更新>ボタンをクリックしてください。
編集内容が保存されます。

 承認フェーズを編集します。

 ①<削除>ボタン

 チェックボックスにチェックをつけた承認フェーズを削除できます。

 ②<追加>ボタン

 承認フェーズを追加します。

 ③<入れ替え>ボタン

 チェックボックスにチェックがついている承認フェーズの位置を入れ替えます。
 一度に入れ替えできるのは一対分です。

 ①②③いずれの作業後も、[更新]ボタンを押す必要はありません。

7-4.決裁ルートを新規に作成する

 決裁ルートの数が足りない場合は新規に作成していただくことができます。

 決裁ルート一覧画面下部のボタンから決裁ルートを新規作成していただけます。

 ①<複製>ボタン

 既存の決裁ルートを複製します。作成したい決裁ルートの構成が既存の決裁ルートの構成
 と類似している場合にご利用いただくと便利です。
 (※例:既存の決裁ルートの「フェーズ1」と「フェーズ2」の承認者の承認順序を逆転
 させた決裁ルートが必要な場合等)
 複製したい決裁ルートにチェックをつけて、[複製]ボタンをクリックします。(複数選択可)

 決裁ルートが複製されます。
 複製によって作成された決裁ルートには「-コピー」と表記されます。
 設定を編集したい決裁ルートの<コード>をクリックします。

 ルート編集画面が表示されます。
 適宜設定を変更してください。

 ②<新規作成>ボタン

 ボタンを押すごとに決裁ルートを新規作成します。
 決裁ルート名は「ルート名なし」と表記されます。
 新規作成された決裁ルートの<コード>をクリックして編集画面を表示します。

 ルート編集画面が表示されます。
 適宜設定を変更してください。

8.押印欄の設定

8-1.押印欄について

 ご不明な点がございましたらすぐにサポートセンターへお問い合わせください。

 basepageではチーム開設時に、各発注機関の標準的な文書様式を搭載しており、押印欄の
レイアウトも標準的な文書様式に準拠した内容を初期値として設定しております。

 押印欄の設定の変更は必ず、チームの運用開始前に完了させてください。

8-2.押印欄の設定を確認する

 押印欄の設定を編集する場合は、事前にどの文書にどの押印欄が設定されているのか確認
する必要があります。
押印欄の設定を確認するには、ワークフロー設定画面から行います。

 ワークフロー設定画面の左側メニューにある<マスター一覧>をクリックします。

 文書の一覧が表示されます。
 (一覧の内容は発注機関によって異なります。)

 押印欄の設定を確認したい文書の[マスター文書表示名]をクリックします。

 クリックした文書の設定画面が表示されます。
 設定画面下部の[押印欄設定]より、現在その文書に適用されている押印欄をご確認いただけます。

 ワークフロー設定画面の左側メニューにある<マスター一覧>をクリックすると文書の一覧に戻ります。
 他の文書にも同様の作業を行い、どの文書にどの押印設定が適用されているかご確認ください。

8-3.押印欄の設定を変更する

 文書に設定されている押印欄の設定を変更することができます。

 押印欄の設定を変更したい文書の[マスター文書表示名]をクリックします。

 クリックした文書の設定画面が表示されます。

 設定画面下部の[押印欄設定]より、変更後の押印欄設定のラジオボタンをクリックし、
 [更新]ボタンを押してください。

 変更したい内容に合致する押印欄設定がない場合は、押印欄を新規に作成してください。

8-4.押印欄のレイアウトを変更する

 押印欄のレイアウトを変更するには、ワークフロー設定画面から行います。

 ワークフロー設定画面の左側メニューにある<押印設定一覧>をクリックします。

 押印設定の一覧が表示されます。

 “<マスター一覧>の各文書の設定画面内<押印欄設定>”と“<押印設定一覧>の押印
設定”は連動しております。
レイアウトを変更したい押印設定の<編集>をクリックします。

 押印設定編集画面が表示されます。
 各箇所を任意の内容に編集して、[更新]ボタンを押してください。

 ①X行X列

 押印欄の行数、列数を設定します。内容変更後に<更新>ボタンをクリックすると反映されます。

 ②表示名・職位

 押印欄の表示名と押印を行う職位の設定をします。
 表示名の内容は自由に編集していただけます。改行、スペースを利用できます。
 表示名と職位の連動はしておりませんので、手動で切り替えて下さい。
 内容変更後は必ず[更新]ボタンをクリックしてください。

 ③左の欄と共有する

 左の欄と設定が共有されます。押印欄の枠を複数列分に広げたい場合に設定します。
 内容変更後は必ず[更新]ボタンを押してください。

 ④押印予定数

 複数名が一つの欄に押印する場合に、1人目の押印の時点で押印のサイズを後の承認を見
越したサイズで押印させたい場合に利用します。

 内容変更後は必ず[更新]ボタンを押してください。

 ・押印予定数1

 ・押印予定数2

 ⑤欄外押印設定

 承認者の職位の押印欄が押印設定にない場合の処理を設定します。
 「欄外の押印を有効にする」チェックが付いていない場合、押印欄が用意されていない職
 位の承認者が承認されても、文書上に押印は行われません。
 チェックが付いている場合は、押印欄が用意されていない職位の承認者が押印して承認さ
 れた場合、欄外に押印が行われます。
 押印位置は<欄外押印設定><押印予定数>の内容を考慮した位置に押印されます。

 内容変更後は必ず[更新]ボタンを押します。

 ・「欄外の押印を有効にする」+押印予定数5

 ・「欄外の押印を有効にする」+押印予定数1

8-5.押印欄を新規に作成する

 押印欄を新規に作成することもできます。

 [新規作成]ボタンをクリックするごとに押印欄が新規作成されます。
新規作成された押印欄は既存の押印欄の下に追加されます。

 新規作成した押印欄の<編集>をクリックして適宜設定を変更してください。

 新規作成した押印欄を文書の押印設定に割り当てたい場合は<マスター一覧>より設定してください。

9.チームマスター(管理者)の設定

9-1.チームマスター(管理者)の確認・追加・削除

 チームマスター(管理者)を確認するには、チーム詳細画面の左側メニューにある<チー
ムマスター>をクリックします。

 <チームマスター>欄に所属しているメンバーが現在のチームマスターです。
 <一般メンバー>あるいは<チームマスター>に所属しているメンバーを選択し、
[追加>>][<<除外]ボタンを押してチームマスターの追加、削除を行ってください。
 チームマスターに人数制限はありません。複数人設定することも可能です。

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